Organisation, convocation à l’Assemblée Générale, procès-verbal de l’Assemblée générale

January Tu, 2024

Lexis Poly, votre Solution pour les Assemblées Générales ?

Quelle que soit la forme juridique de votre entreprise, respectez les obligations légales en matière de convocation à l’Assemblée Générale et de rédaction du procès-verbal d’Assemblée générale avec Lexis Poly.

Avantages clés de Lexis Poly

Lexis Poly booste la productivité des services juridiques des entreprises, quelle que soit leur activité et leur forme sociale : vous gagnez du temps, sécurisez et optimisez vos processus, et vous vous libérez des tâches chronophages. Lorsqu’il s’agit d’organiser une assemblée générale, Lexis Poly constitue un allié indispensable, en s’assurant de la conformité des documents à chaque étape, et en particulier:

Une sécurité de vos données

Une sécurité de vos données

Pour une sécurité renforcée, vos informations sont directement enregistrées sur les serveurs LexisNexis France

Une meilleure productivité

Une meilleure productivité

Augmentez, de manière exponentielle, la productivité de votre activité juridique et/ou judiciaire

Une Gestion efficace

Une Gestion efficace

Gérez efficacement votre entreprise, cabinet, secrétariat juridique ainsi que votre direction juridique.

Une mobilité de vos données

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Depuis les serveurs LexisNexis en France, votre logiciel et vos données sont accessibles partout dans le monde

Intégration avec les processus d'assemblées générales

Lexis Poly s'intègre dans vos processus d'assemblée générale, permettant une gestion fluide et une coordination efficace entre les différents intervenants et participants. Avec des fonctionnalités telles que la gestion des votes et la compilation des résultats, Lexis Poly assure un déroulement transparent, fluide et conforme de vos assemblées générales.

De la convocation à la rédaction du procès-verbal de l’Assemblée Générale : toute votre AG avec Lexis Poly et Ubikap

Depuis septembre 2023, Ubikap et LexisNexis ont noué un partenariat, afin de vous offrir une solution complète pour la dématérialisation des assemblées générales et des registres​​.
Cette collaboration apporte une valeur ajoutée significative à la gestion juridique des entreprises, optimise l’expérience utilisateur et sécurise chaque étape de vos assemblées générales.

Fonctionnalités Lexis Poly

Lexis Poly booste la productivité des services juridiques des entreprises, quelle que soit leur activité et leur forme sociale : vous gagnez du temps, sécurisez et optimisez vos processus, et vous vous libérez des tâches chronophages.

Lorsqu’il s’agit d’organiser une assemblée générale, Lexis Poly constitue un allié indispensable, en s’assurant de la conformité des documents à chaque étape, et en particulier :

  • La rédaction des convocations, actes et annexes, grâce à un module de rédaction des actes et à des modèles personnalisables ;
  • la rédaction du procès-verbal de l’assemblée générale.

Lexis Poly met à votre disposition un tableau de bord de suivi des assemblées générales simple et intuitif. Vous consultez les statuts des différentes assemblées générales, vous assurez de leur bon déroulement et suivez l’organisation étape après étape en quelques clics, archivez les PV signés et l’ensemble des annexes, suivez les publications et envois des documents (au greffe, au client si vous êtes un cabinet extérieur…). Tous les documents et actes sont stockés pour constituer le registre des assemblées générales.

Quand organiser une Assemblée Générale ?

La périodicité des assemblées générales ordinaires est généralement annuelle, obligatoire pour la majorité des sociétés. Les assemblées générales extraordinaires sont organisées selon les besoins spécifiques de l'entreprise, en réponse à des situations exceptionnelles nécessitant des décisions urgentes.

Qui participe à l’Assemblée Générale de l’entreprise ?

Les participants à l’assemblée générale sont principalement les actionnaires ou les associés, qui ont le droit de vote. La direction de l'entreprise, les commissaires aux comptes, et parfois des conseillers juridiques ou des experts peuvent également y assister. Les actionnaires peuvent se faire représenter par des mandataires en cas d'indisponibilité.

Comment préparer une Assemblée Générale  ?

La préparation d'une assemblée générale nécessite une coordination minutieuse, incluant la fixation de la date, la préparation de l'ordre du jour, la réservation du lieu. L’assemblée générale peut être physique mais aussi virtuelle, par visioconférence. Sa préparation nécessite alors la mise en place des moyens techniques pour les participants à distance.

Quelles sont les étapes clés de la préparation d’une Assemblée Générale ?

Les étapes comprennent la fixation de l'ordre du jour, la rédaction des documents et rapports à présenter, l'envoi des convocations (ainsi que l’envoi ou la mise à disposition des documents nécessaires), la préparation logistique de la réunion et l'organisation des modalités de vote.